RSI Tips

Buenas prácticas en videoconferencias para anfitriones y organizadores:

· El anfitrión puede programar la videoconferencia por correo electrónico. Incluye los datos para conectarse (enlaces, contraseña, perfiles de usuario, etc.), además de compartir una agenda de la reunión con los temas que se van a tratar (Outlook, Google Calendar, etc.) para que quede en el calendario de todos los participantes y así evitar que se olvide. Esto servirá de guía a los participantes y les permitirá ser más eficientes en el uso del tiempo. Si procede, adjunta o enlaza el material disponible.

· Antes de la videoconferencia, se recomienda comprobar la conexión y la configuración del sonido y el vídeo. Los anfitriones y los ponentes deben asistir a la videoconferencia al menos 30 minutos antes de que comience.

· Comunica las instrucciones para volver a unirse o reconectarse a la videoconferencia en caso de desconexión. Las razones de una desconexión pueden ser muchas, por lo que es importante tener claro qué hacer en estos casos. Se recomienda incluirlo en el correo electrónico de invitación.

· Indica los medios y protocolos estipulados para tomar la palabra y participar en la videoconferencia (herramientas para solicitar la palabra, votaciones, encuestas, uso del chat, etc.).

· Indica si la videoconferencia se grabará y cómo se podrá acceder a ella posteriormente.

· Designa a un moderador (y a un técnico u operador si es necesario). En reuniones grandes, es recomendable establecer quién moderará las intervenciones. Evita los monólogos. Haz pausas y preguntas para integrar a los participantes, dinamizar la reunión y asegurarte de que todos siguen la conversación.

· El moderador debe poder silenciar micrófonos, contenidos o señales de vídeo que generen distracciones.

· Las videoconferencias son canales de comunicación inseguros, no compartas datos sensibles como contraseñas.

· Descarga solo aplicaciones y plugins autorizados desde sitios oficiales o desde la página web del proveedor.

· Si es necesario, instala con antelación el programa de videoconferencia que se va a utilizar. Esto ayudará a familiarizarse, prevenir y resolver a tiempo cualquier tipo de problema a nivel de software o de dispositivo.

· Ten en cuenta la diversidad cultural en la virtualidad. Las diferencias culturales y la interacción entre los usuarios pueden limitar las aportaciones de los participantes.

· Para las sesiones con preguntas y respuestas en grandes grupos, los participantes deben formular sus preguntas o comentarios por escrito a través del chat o cualquier otro canal habilitado para que el moderador los gestione.

· Es recomendable cerrar la videoconferencia resumiendo y revisando los temas tratados, las acciones resultantes, las conclusiones y los acuerdos alcanzados.

Buenas prácticas en videoconferencias con servicio de interpretación:

· Se recomienda encarecidamente compartir la presentación con suficiente antelación con los intérpretes para que puedan prepararse. Es una práctica habitual firmar acuerdos de confidencialidad o de no divulgación entre las partes. Para que la comunicación sea satisfactoria, es imprescindible que los intérpretes dispongan de la mejor calidad de sonido posible y de la mejor preparación específica para el evento. Si no se dispone de materiales, presentaciones o información específica, no se puede garantizar la calidad de la interpretación.

· Se recomienda reunirse previamente con los intérpretes y los ponentes para aclarar dudas y definir la dinámica de trabajo. Si es posible, comparte con los intérpretes el guion del evento, el programa, las presentaciones de los ponentes y sus currículos.

· Al comienzo de la sesión, explica cómo funciona el servicio de interpretación y presenta en una sola página con todos los idiomas de la sesión instrucciones gráficas y concisas para configurar y utilizar el servicio de interpretación. Por ejemplo, los participantes deben seleccionar el canal de idioma correspondiente (inglés o español) y no el canal principal o de sala, a menos que sean bilingües. De esta manera, el público podrá entender todo lo que se diga.

· Recuerda a los ponentes que hay un servicio de interpretación y que deben moderar el ritmo de su discurso, especialmente si leen. Un ritmo normal es suficiente. Ten en cuenta que las personas tienden a acelerar el ritmo cuando leen. La sintaxis del español es más amplia que la del inglés, por lo que si el ponente habla demasiado rápido (o demasiado lento), esto afecta la atención de los oyentes, parte del contenido puede perderse en la traducción e incluso el público que escucha directamente al orador puede perderse o distraerse.



Buenas prácticas en videoconferencias para los oradores y participantes:

· Es de suma importancia articular con un volumen, tono y dicción correctos; expresarse de forma inteligible y didáctica, mantener un ritmo adecuado y tener cuidado con las inflexiones vocales (hasta 150 palabras por minuto (ppm) y no más de 120 ppm si hay interpretación simultánea). Las personas interpretan las señales vocales con mayor precisión que las expresiones faciales o el lenguaje corporal. Si tienes que leer una presentación, evita acelerar o dar saltos innecesarios en la presentación para que los demás participantes no se pierdan. Los participantes en una conferencia se escuchan con mayor claridad si hablan un poco más despacio. En las sesiones interactivas, haz pausas para escuchar la participación de los demás.

· Sé consciente del tiempo asignado y prepara tu presentación en consecuencia. Las ayudas visuales, como gráficos e infografías, no deben contener demasiado texto. Si el orador quiere transmitir un mensaje, no tiene sentido incluir demasiada información en poco tiempo.

· Las siglas y abreviaturas deben leerse en voz alta la primera vez que aparezcan. Para algunos pueden ser obvias, ¡pero no para todos!

· Se recomienda a los ponentes que utilicen siempre auriculares o un micrófono externo + auriculares. Los micrófonos de las computadoras tienden a captar y reproducir el ruido de fondo, lo que afectará no solo al sonido de ese participante, sino al de todos los demás. El uso de altavoces puede provocar retroalimentación (feedback) y ruido.

· Por favor, silencia el micrófono de forma predeterminada y actívalo solo cuando tomes la palabra. Evita los ruidos de fondo o que distraigan con el micrófono abierto (ruidos al respirar, reproducción de audios, movimiento de papeles u otros ruidos que distraigan, etc.). Se recomienda silenciar los dispositivos que puedan interferir en la sesión.

· Evita las conversaciones paralelas, especialmente con el micrófono y/o la cámara abiertos.

· Se recomienda un entorno iluminado, tranquilo y, si es posible, exclusivo para la videoconferencia.

· Se recomienda mirar a la cámara o al monitor cuando tomes la palabra, evitar primeros planos no deseados, dejar aire (espacio) a los lados y en la parte superior de la imagen, evitar movimientos rápidos, bruscos o que generen distracciones.

· En caso de compartir pantalla, la presentación debe ocupar la mayor parte de la imagen y el vídeo una pequeña parte. Ten en cuenta que estos factores afectan la calidad de la imagen.

· Apaga la cámara en caso de inestabilidad o problemas de red. Las videoconferencias dependen del ancho de banda disponible en la red. Si la imagen se distorsiona o se «congela», es mejor apagar la cámara y continuar solo con el audio.

· Si es posible, utiliza una conexión a Internet cableada; si utilizas Wi-Fi o redes móviles, asegúrate de que los niveles de señal y estabilidad sean óptimos.

· Toma agua, café, té o cualquier otra bebida, y ve al baño antes de iniciar la videoconferencia.